Wat houdt u bij in uw administratie?

Wat u precies moet bijhouden in uw administratie, hangt af van uw situatie. Beantwoord deze 6 vragen, dan leest u wat de belangrijkste onderdelen van uw administratie zijn.

1. Wat levert u?

Dit hoort thuis in uw administratie:

Verkoopboek

  • Houd uw inkopen en verkopen goed bij. Zo krijgt u een goed beeld van uw omzet.
  • Leg deze gegevens (digitaal) vast: de datum, verkoopprijs, btw-bedrag.

Voorraadadministratie

  • Houd uw voorraad nauwkeurig bij. Zo houdt u goed in beeld wat uw bedrijf in huis heeft en wat de waarde daarvan is.
  • Leg deze gegevens (digitaal) vast: de datum, soort artikel, inkoopprijs, aantal.

Tip:

Een goed kassasysteem legt al veel vast voor uw administratie. Zoals uw verkopen, en eventueel ook uw voorraad- en inkoopadministratie.

Dit hoort thuis in uw administratie:

Factuuradministratie

  • Houd nauwkeurig bij wat u levert of verkoopt. Zo krijgt u een goed beeld van uw omzet.
  • Leg deze gegevens (digitaal) vast: de datum, gegevens van de afnemer, verkoopprijs, btw-bedrag. En als u een factuur stuurt: het factuurnummer.

Tip:


Levert u aan een andere ondernemer? Dan moét u een factuur versturen. Neem het factuurnummer ook op in uw verkoopboek.

2. Hoe betalen uw klanten?

Dit hoort thuis in uw administratie:

Kasboek

  • Houd de contante inkomsten en uitgaven nauwkeurig bij. Bewaar ook alle bonnen en facturen die contant betaald zijn. Zo houdt u goed zicht op contante geldstromen.
  • Leg deze gegevens (digitaal) vast: beginstand kas, de datum, omschrijving, bedrag exclusief btw, btw-bedrag.

Dit hoort thuis in uw administratie:

Bankafschriften


  • Bewaar al uw (digitale) bankafschriften.

Tip:

Digitale bankafschriften blijven vaak niet lang genoeg beschikbaar in uw online bankomgeving. Print bankafschriften daarom aan het eind van ieder jaar uit, of sla ze digitaal op (bijvoorbeeld als pdf). U kunt oude bankafschriften later ook opvragen bij uw bank. Maar veel banken berekenen hiervoor kosten.

Debiteuren


  • Houd zorgvuldig bij van wie u nog geld tegoed hebt (debiteuren) en hoeveel. En ook: wanneer het geld binnen moet zijn. Zo houdt u goed overzicht en kunt u op tijd betalingsherinneringen sturen.
  • Leg deze gegevens (digitaal) vast: de gegevens van de debiteur, uiterste betaaldatum, het bedrag, btw-bedrag, verstuurde herinneringen. En ook: uw verkoopfacturen die nog niet zijn betaald.

Dit hoort thuis in uw administratie:

Kasboek

  • Houd de contante inkomsten en uitgaven nauwkeurig bij. Bewaar ook alle bonnen en facturen die contant betaald zijn. Zo houdt u goed zicht op contante geldstromen.
  • Leg deze gegevens (digitaal) vast: beginstand kas, de datum, omschrijving, bedrag exclusief btw, btw-bedrag.

Bankafschriften


  • Bewaar al uw (digitale) bankafschriften.

Tip:

Digitale bankafschriften blijven vaak niet lang genoeg beschikbaar in uw online bankomgeving. Print bankafschriften daarom aan het eind van ieder jaar uit, of sla ze digitaal op (bijvoorbeeld als pdf). U kunt oude bankafschriften later ook opvragen bij uw bank. Maar veel banken berekenen hiervoor kosten.

Debiteuren


  • Houd zorgvuldig bij van wie u nog geld tegoed hebt (debiteuren) en hoeveel. En ook: wanneer het geld binnen moet zijn. Zo houdt u goed overzicht en kunt u op tijd betalingsherinneringen sturen.
  • Leg deze gegevens (digitaal) vast: de gegevens van de debiteur, uiterste betaaldatum, het bedrag, btw-bedrag, verstuurde herinneringen. En ook: uw verkoopfacturen die nog niet zijn betaald.

3. Gaat u weleens langs bij uw klanten?

Dit hoort thuis in uw administratie:

Agenda

  • Houd uw zakelijke afspraken nauwkeurig bij in uw (digitale) agenda. Zo kunt u bijvoorbeeld aannemelijk maken dat u zakelijke kilometers hebt gemaakt.
  • Leg deze gegevens (digitaal) vast: de datum, aanwezigen, locatie en plaats.

Dan hoeft u niks op te nemen in uw administratie over klantbezoeken.

4. Stuurt u facturen naar uw klanten?

Dit hoort thuis in uw administratie:

Facturen

  • Bewaar al uw verkoopfacturen.
  • Zorg dat uw verkoopfacturen voldoen aan de eisen.

Tip:


Er zijn handige apps op de markt waarmee u uw facturen en betalingsherinneringen eenvoudig kunt versturen. Wel zo makkelijk.

Dan hoeft u geen verkoopfacturen op te nemen in uw administratie.

5. Hoeveel uur besteedt u aan uw bedrijf?

Dit hoort thuis in uw administratie:

Uren

  • Als u meer dan 1225 uur per jaar besteedt aan uw bedrijf, hebt u mogelijk recht op ondernemersaftrek. U moet wel kunnen aantonen dat u voldoende uren hebt gemaakt. Houd de uren die u besteedt aan uw bedrijf daarom zorgvuldig bij.
  • Leg deze gegevens (digitaal) vast: datum, aantal uur dat u hebt gewerkt, waaraan u hebt gewerkt.
  • Bewaar uw opdrachtbonnen, offertes en facturen: daaruit blijkt dat u uren hebt gemaakt.
  • Ook de uren die u besteedt aan uw administratie tellen mee.
  • In sommige gevallen tellen ook uw studie-uren mee en de reisuren voor uw studie.

Dit hoort thuis in uw administratie:

Uren

  • Alleen als u meer dan 1225 uur per jaar besteedt aan uw bedrijf, hebt u recht op ondernemersaftrek.
  • U besteedt nu minder dan 1225 uur per jaar aan uw bedrijf. Wordt dat in de toekomst meer? Houd dan uw uren nauwkeurig bij. Want u moet wel kunnen aantonen dat u voldoende uren hebt gemaakt.

6. Maakt u reiskosten voor uw bedrijf?

Dit hoort thuis in uw administratie:

Reiskosten

  • Reist u met de auto? Dan kunt u de zakelijke kosten aftrekken van de inkomstenbelasting. Bij een privéauto houdt u daarvoor de zakelijke kilometers bij. Bij een auto van de zaak houdt u al uw autokosten bij.
  • Maakt u gebruik van andere vervoermiddelen? Ook dan kunt u de kosten aftrekken als u aangifte inkomstenbelasting doet. Houd ze daarom nauwkeurig bij.
  • De btw over uw zakelijke reiskosten kunt u aftrekken via uw btw-aangifte.

Dan hoeft u niks op te nemen in uw administratie over reiskosten.

Zie ook